안녕하십니까?

현재 국토부과제를 수행중이며, 공동기관으로 과제 수행중입니다.

최초 승인받은 연구계획서에 A 국외학회에 9월에 연구원 3명이 참석하는것으로
9백만원을 계상을 하였습니다.

하지만 과제 수행을 하면서 아래와 같이 국외출장 계획이 변경될 예정입니다.
- B국외학회에 1명이 7월달에 참석
- A국외학회에 1명이 9월달에 참석
- 1명은 국외출장 계획 무산

으로 총 9백만원 국외여비에서 9백만원 이하로 연구비를 쓸 예정인데,

이 경우, 국외여비가 최초 계획보다 20%이상 증액이 아니기에 전문기관 승인사항은 아닙니다.

하지만, 주관기관이나, 진흥원의 사업담당자쪽으로 국외출장 변경건에 대한 내용을 무조건 공문으로
통보 또는 알림으로 보내야 하는지요?
아니면 저희 기관 자체적으로 계획변경에 대한 공문만 준비하고,
추후 정산시 이를 제출해도 문제가 없는것인지요?

확인부탁드립니다.
감사합니다.