1. 작성 목적

2011년 3월 11일에 동일본 대지진이 발생해, 다수의 건설회사가 지진 재해 발생 초기부터 응급 복구에 전념하였다. 건물의 재해 상황 조사？복구 대응에는 해당 건물의 보존 도서(특히, 도면)가 필요한데, 전자화 보존된 도면을 신속히 검색해 유효하게 활용한 사례가 있는가 하면, 과거 도면을 보존한 CD-ROM이 손상되어 활용하지 못한 사례 등이 실제로 일어났다.

이에, 본 가이드 라인에서는 이번 동일본 대지진 대응에 입각한 BCP(사업 계속 계획)의 관점에서, 보존 도서의 전자화와 분산화의 필요성에 관한 내용 및 최신 기술？사례 등을 정리하였다.

2. 전자 보존이 인정되고 있는 배경

전자 보존의 인정은 일본 국토교통성으로부터의 다음과 같은 통지문이 그 배경이 되고 있다.

□ “건축사법 등의 일부를 개정하는 법률 등의 시행에 대해”(2008.10.8)

<발췌〉구체적으로는, 건설업 시행 규칙 제144조의2 제1항에서 규정하고 있는 작성 특정 건설업은 다음 (1)∼(3)의 도서를, 그 외 원청업자는 (1) 및 (2)의 도서를 인도 시점으로부터 10년 간 보존하는 것이 필요하다.

(1)∼(3)의 도서는 필요 시, 해당 영업소에서 전자 계산기(컴퓨터 등)와 그 외 기기를 이용해 명확하게 지면(紙面)에 표시되는 것을 조건으로, 전자 계산기에 비치된 파일 또는 자기 디스크 등에 의한 기록으로 갈음할 수 있다.

(1) 완성도, (2) 발주자와의 협의 기록, (3) 시공 체계도

3. 장기 보존하기 위한 기술

가. 장기 보존의 파일 형식

(1) JIS Z 6017 전자화 문서의 장기 보존 방법

JIS Z 6017 전자화 문서의 장기 보존 방법으로 규정되고 있는 파일 보존 형식은 TIFF와 PDF의 2개 형식이 있다. 한편, PDF는 ISO 19005에서 표준 규격화되어 있는 PDF/A 형식의 보존으로 한정하고 있다.

(2) CAD 도면 등을 화상에서 보존하는 경우의 파일 형식(TIFF 형식)

TIFF 형식은 범용의 화상 데이터 교환용 파일 형식으로서 널리 보급되어 있고, 해상도나 컬러수, 부호화 방식이 다른 화상 데이터에서도 여러 형식으로 1개의 파일로 저장할 수 있다. 또, 속성 정보가 텍스트 형식으로 저장하기 때문에, 소프트웨어로의 의존성이 많지 않은 형식이라고 할 수 있다.

이에 본 가이드 라인에서는 CAD 도면을 화상으로 보존하는 경우의 보존 형식으로서 TIFF 형식을 추천한다. 많은 편집용 소프트가 TIFF 형식을 지원하고 있다.

한편, CAD 도면을 스캐너 등으로 화상화할 때의 적정 해상도에 대한 규정은 없지만, 파일 크기와 도면의 가독성(可讀性)으로부터 400dpi가 좋다고 여겨진다.

(3) 문서를 보존하는 경우의 파일 형식(PDF/A 형식)

범용적으로 이용되고 있는 PDF 형식 파일은 다수의 페이지를 1개의 파일로 통합하는 기능, 라이터 소프트웨어에 의한 압축, 문자 코드 정보와 화상 정보의 혼합, 컬러 데이터나 캐릭터 폰트의 추가 등 편리한 기능이 구비되어 있다. 게다가 파일 용량을 작게 할 수 있다. 그러나, 표시 환경 등에 따라, 내용이 안보이거나 표시 결과가 다른 현상도 발생하고 있다.

이에, JIS Z 6017에서는 PDF의 형식 중에서 ISO 19005로서 표준 규격화되고 있는 PDF/A 형식에 의한 보존을 규정하고 있다. PDF/A 형식은 PDF 1.4를 기반으로 암호화, 압축, 파일 추가 등 장래적으로 파일을 열람할 수 없게 될 가능성이 있는 기능을 PDF 1.4로부터 제외해, 장기 보존용으로 특화시킨 형식이다.

한편, PDF 파일의 보존에는 Adobe사의 Acrobat를 이용하는 경우가 많지만, Acrobat에서 지정하지 않고 저장하면, PDF/A 형식이 되지 않기 때문에 주의할 필요가 있다. 현재, 범용적으로 이용되고 있는 소프트웨어로 PDF/A 형식 보존에 대응하고 있는 것은 Adobe Acrobat 7/8/9/X, Microsoft Office 2007/2010이다.

나. 전자 서명/타임 스탬프

IT정책의 추진에 의해, 염가로 신뢰성 높은 브로드밴드 네트워크 환경이 정비되어 있지만, 전자 상거래？전자 정부라고 하는 구체적인 애플리케이션 서비스의 보급을 위해서는, 정보나 데이터에 대한 신뢰성 확보나 안심하고 정보를 유통할 수 있는 구조가 요구되고 있다.

특히, 네트워크 사회에서의 데이터의 증거력이라고 하는 관점에서, “누가”, “무엇을”, “언제” 작성했는지를 증명할 수 있는 전자 서명/타임 스탬프(time stamp)가 요구된다.

다. 장기 보존 데이터의 백업

기업 운영상, IT시스템은 불가결이 되고 있다. 자연재해 등 여러 리스크를 상정하고, 사업 계속을 위한 대책을 실시하는 것이 필요하다. 그 중에서도, 데이터는 기업의 최대 중요 자산으로, 백업 등의 운용면의 검토를 신중하게 실시할 필요가 있다.

라. 새로운 마이크로 필름 기술 (ISO 11506에 준거한 장기 보존)

마이크로 필름은 육안으로 내용을 확인을 할 수 있고 변조하기도 어려운 장기 보존성 매체로, 적정한 보존 조건 하에서는 500년 이상의 보존도 기대된다. 그러나, 접근성, 편리성에서는 전자 데이터와 비교해 뒤떨어지는 면을 가지고 있다. 한편, 전자 데이터는 접근성, 편리성이 뛰어나지만, 보존 매체가 열화하기 쉬운 면을 가지고 있다.

이에, 2009년 6월 15일, 전자 데이터의 장기 보존을 위한 국제 규격으로서 ISO 11506이 발행되었다. 해당 국제 규격은 전자 데이터를 디지털 이미지화해, COM(Computer Output Microform)(마이크로 필름 등)과 COLD(Computer Output Laser Disc)(광디스크)에 병행 작성(이중 기록)하는 것으로, COM는 증거 가치, COLD는 활용 가치를 갖춘 보존？관리를 실시할 수 있다.

4. BCP로 본 보존 도서의 전자화와 분산화의 필요성(동일본 대지진에서의 교훈)

BCP(사업 계속 계획)란, 기업이 자연재해, 대화재, 테러 공격 등의 긴급 사태에 대해, 사업 자산의 손해를 최소한으로 하면서, 핵심이 되는 사업의 계속 또는 조기 복구를 가능하게 하기 위해, 평상시에 실시해야 하는 활동이나 긴급시의 사업 계속을 위한 방법, 수단 등을 결정해 두는 계획이다.

2011년 3월 11일에 발생한 동일본 대지진으로 많은 인명 및 재산 피해뿐만 아니라, 많은 정보 자산이 없어지는 심대한 손실이 있었다. BCP에 관한 가이드 라인은 지금까지도 여러 기관 등에서 발표하고 있지만, 문서 관리에 대해서는 거의 없는 상황이다. 기존에는 정보를 종이로 보존하는 것이 안전하다고 여겨 왔지만, 해일이나 방사능 오염에 의해 이러한 인식이 크게 바뀌었다.

예를 들면, 해일로 괴멸적인 피해를 입은 미야기현의 한 기초 지자체에서는 청사 내 컴퓨터에 보관하고 있던 호적의 원본 데이터가 모두 소실되었다. 부본은 인접한 다른 시의 법무국에서 보관하고 있었지만, 그 청사도 해일로 2층 천장까지 침수하였다. 다행히 3층에 보관하고 있었기 때문에, 데이터의 완전 소실은 막을 수 있었다.

기업이나 조직의 존속과 관련한 중요 문서를 안전하게 보존하기 위해서는, 백업을 복수의 매체로 분산화해 보존하는 것이 바람직하다. 기업은 데이터 선정부터 보존 방법, 재해시의 활용 순서까지의 체제 조직과 매뉴얼 책정이 요구된다. 어떠한 매체를 채용해, 어디에 보관할지는 데이터의 내용 및 재해시의 정보 활용 시기에 따라 결정할 필요가 있다. 실시간으로 접근이 필요한 정보는 디지털 데이터로 보존하는 것이 당연하지만, 장기 보존이 필요한 정보가 디지털 데이터인 경우 OS나 애플리케이션의 갱신이나 버전 업, 매체의 열화가 우려된다.

동일본 대지진으로 이와테현, 미야기현의 4개 기초 지자체의 호적 원본이 소실함에 따라 일본 법무성은 2013년부터 전국의 시구읍면이 컴퓨터로 관리하고 있는 호적 데이터를 원격지에서도 보관할 방침이다. 그 실현 방법으로서 전국의 시구읍면을 전용회선으로 연결하는 “종합 행정 네트워크(LGWAN)”를 이용해 새로운 시스템을 구축한다.

한편, 민간기업에서의 문서의 장기 보존의 사례로서, 국제 규격 ISO 11506에서 제정한 디지털 마이크로 아카이브(Digital Micro Archive)가 있다. 이는 디지털 데이터의 진정성과 증거성을 확보하면서 안전하게 장기 보존하는 방법이다. 한 대규모 주택업자는 건설한 모든 도면을 전자화해, 백업으로서 디지털 마이크로 아카이브를 실시해, 분산 보관하는 방법을 현재 진행하고 있다. 전자화한 데이터는 30만 동(棟), 약 900만 페이지에 이른다.

향후, BCP 관점에서 건설업계도 상기와 같은 민관 사례를 참고하여 중요 문서나 도면의 전자화와 분산 보관을 검토해 갈 필요가 있다.