1 소개

 

2007년~2008년 기간에 알라스카 교통 및 공공시설부(DOTPF)는 종이문서에 의한 구매절차를 폐지하고 웹기반의 전자구매시스템인 바이스피트를 시행했다. 바이스피드를 설치하고 DOTPF 전반의 구매절차에 소요되는 시간은 절반이상으로 절감되었으며, 자료에 접근하는 시간과 실수들도 대폭 줄었으며 DOTPF는 75천불의 인건비를 절감했다. 전체 9천개에 달하는 3개 업체의 기록자료가 정리되어 3천개로 통합되었으며 업체들은 현재 온라인 시스템을 통하여 등록하고 입찰한다. 알라스카 주의 수백명의 DOTPF 직원들이 바이스피드를 통해 그들의 구매요청을 할 수 있고 요청한 사항의 추적과 관리자들의 승인 등을 조회할 수 있다. 알라스카주의 독특한 교통기반시설 가운데 중요한 두 곳인 “알라스카 해상로”(Alaska Marine Highway)와 “테드스티븐스 앵커리지 국제공항”(the Ted Stevens Anchorage International Airport)은 그들의 유지관리시스템을 바이스피드로 통합하여 사용하고 있는데 자동구매 요청서 작성과 그들이 구매 요청한 항목의 사양 및 기술사항을 기록한다. 또한 알라스카 해상로의 선박들은 현재 항해 중에도 구매를 할 수 있다. 그들의 바이스피드 시스템은 인터넷이 연결되는 구역 내에서는 언제든지 DOTPF의 중앙 구매 및 업체자료들과 동시에 작동된다.

 

바이스피드는 미국 텍사스주 오스틴에 있는 페리스코프 홀딩스회사의 상품명이다.

  

 

 

2. 알라스카의 독특한 교통수단의 필요성

 

미국의 49번째 주이며, 가장 큰 주인 알라스카는 그 면적이 570,374평방마일로 대부분이 거친 황야이다. 여기에 교통수단에 대한 특별한 문제점들을 제시한다. 다른 주들과는 달리 많은 알라스카의 지역사회들은 도로를 이용하여 가기가 쉽지 않고 주요 이동수단은 항공기와 선박입니다.

 

그들은 사람과 식료품 및 잡화, 의료보급품 등과 같은 중요 화물 운송을 위해 항공시설과 연락선을 취급하는 운송회사(AMHS)에 크게 의지한다. 테드스티븐스 앵커리지 국제공항은 도착화물중량으로 맴피스, 마이아미 및 LA국제공항을 앞서 북미 제1위의 공항이다. 알라스카 주 해안선을 따라 운행하는 AMHS의 운항 거리는 3,500해리 이상에 달한다.

 

알라스카 교통 및 공공시설부(DOTPF)는 알라스카의 독특한 교통기반시설, 건물 및 기타 시설들을 설계, 건설, 운영 및 유지관리 한다. 이들의 규모는 5천마일 이상의 포장 및 비포장 고속도로, 260대의 항공기와 함께 300개 이상의 항공시설 및 11척의 연락선을 가지고 30개 이상의 해안도시에 43개의 작은 항구를 운행하는 AMHS 운송회사 들이 있다.

 

 

3. 문서처리와 불필요한 판매업체 자료로 방해받는 구매부서

 

DOTPF는 중앙집중적으로 그들의 구매기능을 관리하며 주 전체의 운영은 남동부(주노에 본부), 중부(앵커리지에 본부), 북부(페어뱅크스에 본부) 등 세 개의 지역으로 분권화하였다. 주노 사무소는 관할지역 뿐만 아니라 주 전체 DOTPF에 필요한 구매도 담당한다. 중부는 테드스티븐스 앵커리지 국제공항에 대한 구매업무를 취급하며, 남동부는 AMHS에 대한 구매업무를 담당한다. DODPF 내에서 종이문서를 기반으로 통합되지 않은 구매시스템은 수많은 문제점을 발생시켰다.

 

시간을 소비하며, 비효율적인 수작업에 의한 절차

3개 지역의 DOTPF에서 그들의 구매업무를 위해 종이문서에 의한 절차를 사용했었다.

이것은 다음과 같은 것을 의미했다.

 

비록 입찰기회는 인터넷으로 발송되었으나, 입찰시스템은 자동화되지 못하고 종이문서에 의한 것이었고 직원들은 수작업으로 처리해야했다.

 

서면요청은 종종 알라스카주 전체에 걸쳐 결재라인에 따라 서명이 되어야 했고 구입자가 수작업으로 직접 해야 했다.

 

AMHS 운송사업체에서 운행 중인 선박에 근무하는 직원은 구매요청서를 작성하고 수리를 위해 주문한 중요한 상품을 점검하거나 또는 여객운송 서비스를 위하여 그들이 제일 바쁜 시간에 항구에 도착할 때까지 기다려야 했다.

 

세지역의 직원들은 세 개의 분리된 판매업체 자료에 접근하기 위하여 판매업체 자료에 수작업으로 들어갔다. 불필요한 일이 일어났으며 때때로 관련정보가 서로 다르기도 했다.

 

구매요청서를 작성한 개인들은 쉽게 그들이 요청한 상태를 점검할 방법이 없었으며, 이러한 정보를 조사하고 알리기 위해서는 구매부직원들에게 의지해야 했다.

 

규정에 따르면 이러한 절차에 따라 생성된 서류기록들을 보관하도록 외어 있었다.

 

오류투성이의 구매업무

 

구매업무에 사용된 수작업절차는 다음과 같은 사항을 의미했다.

 

수작업 상태로 절차가 진행되는 동안에 시스템에 관련정보가 입력되고 재입력됨에 따라서 일부 구매자료에 오류가 발생되었다.

 

서류작업은 추적이 어렵고 때때로 분실되었다.

 

구매요청서는 때로는 작업이 서툰 실무사용자가 요청이 이루어지지 않은 것으로 생각하고 이중으로 요청되는 때가 있었다.

 

구매부 직원은 오류나 정보 분실로 긴급 상황을 수습하는데 상당한 시간을 보냈다.

 

구매업무의 처리적체

 

알라스카주에서는 2004-06년 기간에 시험 프로그램을 통해서 남동부지역 구매업무를 외주발주 의뢰했다. 그 사업은 2006년 6월말에 종료되었으며 DOTPF는 그해 가장 바쁜 시기에 신규직원을 고용하여 훈련시켰다.

 

DOTPF 구매담당 직원은 구매절차들을 재구축하고 요청서 및 기타 서류더미를 감별하도록 크게 밀린 일을 해결하기 위하여 돕고 나서야 했다.

 

구매담당 직원은 이렇게 밀린 일로 예상 밖의 문제가 된 구매요청에 관한 실무요구자의 질문에 답하는데 많은 시간을 소비해야만 했다.

 

비효율적인 판매업체 관리

 

각 지역의 DOTPF에서는 그들 자신의 판매업체 자료를 소유하여 운영했으며 판매업체들을 개별적으로 취급했다. 이것은 다음과 같은 것을 의미했다.

 

그들과 일하기를 원할 경우에 한 지역에 사업을 하고자 하는 판매업체는 다른 두 지역에도 별도로 등록해야만 했다.

 

한지역의 자료에 있는 판매업체 자료는 다른 지역의 자료와 다를 가능성이 있었다.

 

지역의 구매직원은 판매업체에 의해 작성된 서류를 가지고 자료를 작성하기 위하여 판매업체 자료에 들어가야 했다.

 

한 지역의 직원은 다른 지역에 필요로 했던 항목을 공급하는 판매업체에 관해서 알 수 있는 쉬운 방안이 없었다.

 

직원은 판매업체의 수행실적이 수준이하인지 어떤지 쉽게 알 수 없었다.

 

시간과 비용을 절약할 수 있는 기회 실종

 

DOTPF가 중앙구매 자료축적이 이루어지지 않았기 때문에, 구매관리자들은 벌크형태의 할인구매를 하거나 시간을 절약할 수 있는 방안을 알 수 있는 구매업무를 검토할 쉬운 길이 없었다.

 

  

 

4. 과제해결을 위해 기존시스템 통합 및 바이스피드 시행

 

그로인한 구매의 효율성 크게 개선할 수 있다는 것을 깨달았기 때문에 DOTPF는 2006년 가을에 서류에 의한 절차를 버리고 온라인 솔루션인 웹기반의 바이스피드로 운영을 변경했다.

 

패리스코프홀딩회사는 바이스피트를 시행하여 DOTPF의 특수한 과제를 다루는 서비스를 인도했다. 그 작업에는 다음과 같은 사항이 포함되었다.

 

세지역 DOTPF와 판매업자 정보에 접근할 수 있는 단일 통합데이터베이스를 구축

 

기존 판매업자들은 재등록할 필요가 없도록 기존 세곳의 판매업자 데이터베이스를 통합, 정리. 패리스코프는 교육훈련자료를 제공했으며 기존 판매업체들에게 변경을 알리는 소개편지도 발송

 

DOTPF의 구매절차 재설계 및 신규 온라인 신청, 재고, 입찰, 응찰, 발주 및 인수를 시행하기 위한 직원 교육훈련

 

인쇄가 필요할 때 배포용 구매서류작업의 인쇄본 기능 개발

 

델이 계약금액을 제시할 때 “서부주 계약동맹(WSCA)"을 활용할 수 있는 정부와 업계 간 펀치아웃 구축

 

각 선박의 기술부서에 의해 사용된 AMHS 소유의 유지관리시스템과 주문제작 바이스피드 프로그램과의 인터페이스 시스템 구축. 인터페이스 시스템은 구매요청 할 때 바이스피드에 의해 바로 추출되는 선박유지관리용 노후부품 교체 및 수리품목에 관한 중요한 정보를 제공한다. 이러한 시스템 구축은 정확한 품목이 구매되도록 하고 구매담당 직원이 유지관리시스템을 통하여 추가로 상세한 정보에 접근할 수 있도록 보장한다.

 

11척의 알라스카 해상로 선박가운데 10척에 오프라인 원격 바이스피드 버젼 설치(후면 표지의 “더욱 쉽게 구매 가능~” 참조)

 

앵커리지 국제공항 소유의 유지관리시스템과 함께 작동하는 주문제작 인터페이스시스템 구축. 이 시스템은 공항운영과 유지관리에 필요한 경우, 구매관련 바이스피드 시스템으로 직접 데이터가 이동되어 식별되는 자료들을 제공할 수 있음. 요청 상황은 사용자들이 작업계획에 필요한 정보를 알 수 있도록 앵커리지 국제공항 시스템으로 정기적으로 보내어 진다.

 

전자파일이나 개인컴퓨터에 장착이 가능한 자기 진도에 맞춰 학습할 수 있는 교육훈련 프로그램 제공

 

바이스피드 로그인 페이지를 DOTPF 웹싸이트로 통합하기 위해 웹 디자인을 수정

 

웹기반 바이스피드의 주문제작은 4개의 주요단계로 이루어졌다.

 

제1단계, 2007년 2월 - 구매요청, 발주, 재고, 인수, AMHS 유지관리 인터페이스 및 판매업체 자료 구축

 

제2단계, 2007년 7월 - 입찰공고 및 입찰, 온라인으로 입찰공고하고 모든 판매업체들이 그들의 입찰서를 온라인으로 제출하도록 구축

 

제3단계, 2007년 11월에서 2008년 4월 - AMHS 선박들을 위한 오프라인 솔루션 구축

 

제4단계, 2008년 4월 - 앵커리지 국제공항 유지관리시스템과 인터페이스 구축

  

5. 온라인 도구들을 통한 효율성, 정밀성, 시간단축의 배가

 

사용이 용이하고 온라인으로 접근이 가능한 바이스피드는 DOTPF를 통하여 책임을 분담시킨다. - 구매요청은 구매를 원하는 직원에 의해 컴퓨터를 통하여 작업이 가능하다. 3개 지역에서 상하직원 구분 없이 800명 이상의 DOTPF 직원들은 현재 바이스피드를 사용하고 있으며 그 숫자는 증가하고 있다.

 

개선된 판매업체 자료관리 및 판매업체와의 의사소통 - 세 지역 자료에 9천개에 달하는 판매업체들은 중복자료들을 삭제시키고 3천개의 단일 데이터베이스로 통합되었다. 바이스피드를 통하여 판매업체들은 현재 온라인으로 즉시 전 DOTPF 부서에 등록할 수 있다. 판매업체들은 또한 시스템을 이용하여 전 부서에 입찰에 참여할 수 있으며 상황을 볼 수도 있다.

 

관리자들은 BSO를 좋아한다! 더 이상 부적절한 구매요청서는 없으며, 인터넷 접속이 되는 어느 곳에서나 요청서를 승인할 수 있다. - 절차를 개선하여 그들의 일을 더 쉽고 더 빠르게 한다.

 

 

구매 실적자료들을 통해 비용절약 - 바이스피드를 통해 수집된 구매실적 자료는 직원들에게 여러 지역에 걸쳐 통합구매의 기회를 찾아 비용을 절약하게 한다.

 

구매절차에 소요되는 시간은 절반이상으로 단축 - 전 DOTPF 부서의 평균 구매절차에 소요되는 시간은 바이스피드 시행 이후에 4.25일에서 2일로 단축되었다.

 

수천 건의 요청업무와 발주업무는 바이스피드로 이루어졌다. - 2007년 2월에 바이스피드를 적용한 이후 20명의 구매담당자들이 33,000건 이상의 요청건과 22,000건(‘08년도에는 12,000건 이상) 이상의 발주 건을 처리했다. 그들은 2007년 이후 바이스피드로 700건 이상의 입찰건도 처리했다.

 

팩스로 발주함에 따른 장거리 통신요금도 거의 없어졌다. - 발주 및 인쇄비용은 상당히 줄어들었다. 바이스피드를 시행하기 이전에는 대부분이 판매업체에게 팩스로 업무가 이루어져야 했다.

 

75천불의 인건비 절약 - 바이스피드를 통한 효율성으로 수작업으로 구매업무를 지원했던 세지역의 행정직원을 다른 중요한 자리로 새로 임명하게 했다. 75천불의 절약된 금액은 바이스피드 구매시스템 구축운영에 충분한 금액이었다.

 

수작업에 의한 구매요청은 없어졌다. - 바이스피드는 요청자료를 찾느라 소비되는 직원들의 시간을 줄여주었다. 현재 인터넷접속이 가능한 관리자는 사무실과 무관하게 온라인으로 요청 건을 승인할 수 있다.

 

구매 자료의 오류는 거의 없어졌다. - 요청업무가 요청하는 직원에 의해 중앙 데이터베이스로 컴퓨터로 접속되기 때문에 구매를 원하는 직원은 더 이상 서류로 작업할 때 이중으로 처리될 수 있는 재입력작업이 있을 수 없다.

 

구매직원의 시간은 급격히 줄어들어 자료검색에 시간을 보낸다. - 현재 구매정보는 수백명 직원들의 요청업무가 바이스피드에서 이용가능하기 때문에 구매담당 직원들은 요청서에 응대하는 대신에 상품 및 서비스를 구매하는데 집중할 수 있다.

 

AMHS 및 앵커리지 국제공항의 개선된 유지관리 구매업무 관리 - AMHS 및 앵커리지 국제공항의 개별 유지관리시스템과 바이스피드의 통합으로 유지관리 직원들에게 구매요청건과 흔히 요청되는 품목들을 자동으로 처리할 수 있는 관리시스템을 사용하도록 했다. 통합데이터베이스는 각 항목의 저장 위치와 기술분야 및 세부 시방 등에 대한 자료추적이 가능하다.

 

 

 

6. 결론

 

앵커리지 국제공항과 AMOS(프로그래밍 언어) 인터페이스는 직원들이 필요로 하는 곳에서 필요할 때 정확한 정복 존재하도록 보장한다.

 

과거에는 우리는 금방 구식이 되어버리는 재고품에 대한 카다로그를 가지고 선박에 제공하기 위하여 먼 거리를 가야했다. 현재는 구매 및 창고관리 직원의 별 수고도 없이 최신의 재고부품들에 대한 리스트가 승무원들에게 이용가능하다.

 

ADTPF의 구매절차는 말단의 실무자들에게 비효율적이고 불만스러운 더 이상 수동이 아니다. 웹기반의 바이스피드는 시스템을 간소화하여 하나로 개조했다. DOTPF 유지관리시스템을 통합하고 전부서의 수백 명의 직원들은 물론 심지어 AMHS로 해수면 위를 이동하는 선박의 승무원들에게도 이용이 가능하다. 구매요청 절차에 소요되는 시간은 절반이상으로 단축되었고 인건비 75천불을 절약하는 효과를 거두었다. 2007년 2월 이후 33천 건 이상의 요청 건과 22천 건(‘08년도에 12천 건 이상) 이상의 발주 건이 처리되었다. 구매 자료가 중앙 데이터베이스인 바이스피드로 계속해서 축적됨으로 DOTPF는 알라스카 주정부를 위한 시간 및 금전적인 절약을 깨달으면서 이 신규 정보를 사용할 수 있을 것이다.

 

 

▣ 원문제목 : Alaska DOTPF - Gains Efficiencies, Saves Money with BuySpeed eProcurement Solution

  

▣ 원문의 주요목차********************************************************************